Un ufficio virtuale è uno strumento molto vantaggioso per quanto riguarda la gestione della propria attività online, comprese la posta elettronica, le telefonate, gli spazi dedicati alle riunioni e molto altro ancora. Grazie all’ampia diffusione di Internet, oggi le aziende possono funzionare quasi interamente online e possono prosperare senza possedere una sede commerciale fisica.
Enfasi sul quasi. Ci sono infatti degli aspetti del business che richiedono una sede fisica, e molti di essi non si prestano ad essere svolti in una casa, anche qualora questa sia il quartier generale ufficiale. Un ufficio virtuale diventa quindi un’aggiunta alle risorse aziendali, che potrebbe andare a colmare tutte le mancanze di un ufficio commerciale senza però il fastidio e la spesa di trasferire la propria attività o affittare immobili. Un vero e proprio centro di risorse.
Per quanto riguarda invece la necessità di avere un ufficio fisico qualora si abbia un’attività online, per lavoratori autonomi e non, anche in questo caso i vantaggi dell’ufficio virtuale sono diversi: maggiore credibilità, privacy, accesso ai servizi di receptionist, accesso flessibile agli spazi. Il vantaggio però sicuramente maggiore è la possibilità di utilizzare l’indirizzo dell’ufficio come indirizzo registrato per la propria attività.
Andiamo quindi ad analizzare le 11 regioni per avere un ufficio virtuale:
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- I clienti si fidano di un ufficio: avere un indirizzo commerciale di primordine può fare la differenza gli occhi di un potenziale cliente. Un indirizzo fisico commerciale crea fiducia e aumenta la credibilità dell’azienda o del professionista.
- Ufficio commerciale come indirizzo registrato: è anche possibile usare l’ufficio virtuale come indirizzo ufficiale della propria azienda. In tal caso questo diverrà l’indirizzo della sede dell’attività.
- Geolocalizzazione SEO: questo vantaggio si basa sul fatto che molti servizi online beneficiano ancora della funzione “vicino a me” nei motori di ricerca. Gli uffici virtuali sono più utili quando si trovano nel cuore della città più vicina: il valore che è un codice di geolocalizzazione CEU ben posizionato ha non può essere trascurato.
- Mantieni il tuo indirizzo di casa privato: il tuo indirizzo di casa non deve più apparire da nessuna parte o in nessuna documentazione. Anche se stai ancora gestendo l’attività da casa, l’indirizzo rimarrà privato.
- Condurre riunioni in un vero ufficio: quando hai bisogno di incontrare un nuovo cliente, difficilmente vuoi farlo a casa tua o in un bar. L’ufficio virtuale permette di accedere a spazi “a noleggio” per riunioni informali, dove i clienti si sentiranno proprio agio e rilassati. Sarà anche possibile accedere a una gamma di apparecchiature per ufficio.
- Prenota una sala conferenze quando necessario: sia che tu stia tenendo una riunione del personale, sia che tu stia incontrando un gruppo di potenziali clienti o partner commerciali, è possibile accedere facilmente alle sale conferenze prenotabili a ore.
- Visitatori inaspettati accolti in un vero ufficio: qualora un cliente vada a cercarti senza preavviso e arrivi a presentarsi senza appuntamento all’indirizzo indicato, sarà accolto dall’addetto alla reception.
- Servizi di ricezione telefonica ed e-mail: gli uffici virtuali sono dotati del personale di supporto necessario. L’addetto alla reception, per esempio, è disponibile a rispondere alle chiamate e all’e-mail di lavoro, inviando i dettagli importanti per te e permettendoti così di concentrarti sulla gestione della tua attività.
- Inoltro di posta aziendale e pacchi: la posta viene ricevuta personalmente e viene previsto un servizio di inoltro della posta, Questo permette di ricevere tutta la propria posta i pacchetti in un luogo solo, delegandone la gestione.
- Numero di telefono locale: la località del telefono, anche se strumentalmente poco utile, può conferire credibilità alla propria attività. Avere un numero aziendale locale con cui potenziali clienti possono avere familiarità è importante.
- Consulenza commerciale illimitata: ogni imprenditore, grande o piccolo, ha bisogno di consulenza di tanto in tanto. Non tutti gli uffici virtuali offrono questo servizio, ma alcuni possono offrire consulenze da parte del proprio team di personale finanziario-legale o specializzato in marketing e comunicazione.
In conclusione, è evidente come oggi si sia affermata una consistente attività online, ma che questa sia ancora dipendente dal bisogno di un ufficio fisico. La soluzione perfetta? L’ufficio virtuale.
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